Algemene Voorwaarden

ALGEMENE VOORWAARDEN – Virtual Assistant Diensten

Bedrijfsnaam: VA-Kundig
Vestigingsadres: Wezelsedijk 30, 6604 KG Wijchen
KvK-nummer: 92401163
E-mailadres: info@va-kundig.nl

Artikel 1 - Definities

Opdrachtnemer: de Virtual Assistant van VA-Kundig die online administratieve diensten levert.
Opdrachtgever: de ondernemer die de diensten afneemt.
Diensten: alle online werkzaamheden zoals administratie, e-mailbeheer, planning, contentondersteuning en overige overeengekomen taken.

Artikel 2 - Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten van Opdrachtnemer.
Afwijkingen zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen.

Artikel 3 - Totstandkoming van de opdracht

Een opdracht komt tot stand na schriftelijke bevestiging door Opdrachtgever (per e-mail of digitaal akkoord).
Eventuele wijzigingen in de opdracht worden pas uitgevoerd na bevestiging door beide partijen.

Artikel 4 - Uitvoering van de diensten

Opdrachtnemer voert de werkzaamheden naar beste inzicht en vermogen uit.
Alle diensten worden uitsluitend online geleverd.
Deadlines worden in overleg bepaald; Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor vertraging door onvolledige of te late aanlevering van informatie door Opdrachtgever.

Artikel 5 - Strippenkaarten

Indien Opdrachtgever gebruik maakt van een strippenkaart, worden de gewerkte uren van het afgesproken tegoed afgeschreven. Werktijd wordt per 15 minuten afgeschreven.
Strippenkaarten hebben een geldigheidsduur van 3 maanden, tenzij anders overeengekomen.
Niet gebruikte uren vervallen na het verstrijken van de geldigheidsduur.
Restitutie van ongebruikte uren is niet mogelijk, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Opdrachtnemer houdt een urenregistratie bij die op verzoek inzichtelijk kan worden gemaakt.

Artikel 6 – Werktijden, responstijd en vakanties

De reguliere werktijden van Opdrachtnemer zijn maandag, dinsdag, donderdag tussen 09.00 en 16.00 uur, woensdag en vrijdag tussen 09.00 en 13.00 uur, tenzij anders overeengekomen.
Berichten of opdrachten buiten deze tijden worden zo spoedig mogelijk (op of na) de eerstvolgende werkdag behandeld.
Opdrachtnemer streeft ernaar berichten binnen 48 uur te beantwoorden op werkdagen.
Werkzaamheden worden ingepland op basis van beschikbaarheid en prioriteit.
Vakanties van de Opdrachtnemer worden uiterlijk een maand voorafgaand aan de vakantie bekend gemaakt aan opdrachtgever.
Er worden geen werkzaamheden uitgevoerd op: Nieuwjaardag, Goede Vrijdag, Eerste en Tweede Paasdag, Koningsdag, Bevrijdingsdag, Hemelvaart en de dag na Hemelvaart, Eerste en Tweede Pinksterdag, Eerste en Tweede Kerstdag.

Artikel 7 - Spoedopdrachten

Een opdracht wordt als spoedopdracht beschouwd wanneer deze binnen 24 uur of buiten reguliere werktijden moet worden uitgevoerd.
Spoedopdrachten worden alleen uitgevoerd indien Opdrachtnemer hiervoor beschikbaar is.
Voor spoedopdrachten op werkdagen wordt een spoedtoeslag gerekend van 50% op het reguliere tarief. Op overige dagen wordt een spoedtoeslag gerekend van 100% op het reguliere tarief.

Artikel 8 - Prioritering van werkzaamheden

Werkzaamheden worden ingepland op basis van beschikbaarheid, planning en prioriteit.
Het aanleveren van opdrachten vlak voor een deadline geeft geen garantie dat deze direct kunnen worden uitgevoerd.
De Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor werkzaamheden te plannen in overleg met de opdrachtgever.

Artikel 9 - Toegang tot accounts en systemen

Voor het uitvoeren van de werkzaamheden kan Opdrachtgever Opdrachtnemer toegang geven tot digitale systemen, software, platforms en accounts.
Opdrachtgever blijft te allen tijde verantwoordelijk voor het beheer, gebruik en de beveiliging van deze accounts.
Opdrachtnemer zal zorgvuldig omgaan met verstrekte inloggegevens en deze uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden.
Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onbevoegd gebruik van accounts door derden, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.
Het delen van inloggegevens gebeurt bij voorkeur via een beveiligde methode. De verantwoordelijkheid ligt bij de Opdrachtgever.

Artikel 10 - Gebruik van AI en automatisering

Opdrachtnemer kan gebruik maken van digitale hulpmiddelen, automatiseringssoftware en kunstmatige intelligentie (zoals tekstgeneratie- of productiviteitstools) ter ondersteuning van de werkzaamheden.
Deze tools worden uitsluitend gebruikt om efficiëntie en kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.
Opdrachtnemer blijft verantwoordelijk voor het beoordelen en waar nodig aanpassen van door dergelijke tools gegenereerde output.
Opdrachtgever blijft eindverantwoordelijk voor het controleren en goedkeuren van opgeleverde werkzaamheden en inhoud.

Artikel 11 - Social media en online publicaties

Indien de Opdrachtnemer werkzaamheden verricht met betrekking tot sociaal media, websites, nieuwsbrieven of andere online publicaties, gebeurt dit uitsluitend op basis van instructies van de Opdrachtgever.
De Opdrachtgever blijft te allen tijde eindverantwoordelijk voor de inhoud van geplaatste berichten, teksten, afbeeldingen en andere publicaties.
De Opdrachtgever garandeert dat aangeleverde content geen inbreuk maakt op auteursrechten, merkrechten of andere rechten van derden.
De Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, claims of juridische gevolgen die voortvloeien uit gepubliceerde content namens de Opdrachtgever.

Artikel 12 - Gebruik van software en digitale tools

Voor de uitvoering van werkzaamheden kan de Opdrachtnemer gebruik maken van software, online platforms en digitale tools.
Indien de Opdrachtgever gebruik maakt van specifieke software, is de Opdrachtgever verantwoordelijk voor het beschikken over geldige licenties en toegangsrechten.
De Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor storingen, fouten, dataverlies of andere problemen veroorzaakt door software van derden.
Kosten voor software, abonnementen of licenties zijn voor rekening van de Opdrachtgever, tenzij anders overeengekomen.

Artikel 13 - Klantaccounts en platformbeheer

Indien de Opdrachtnemer toegang krijgt tot accounts van de opdrachtgever (bijvoorbeeld e-mail, sociaal media, CRM-systemen of websites), blijft de Opdrachtgever te allen tijde eigenaar en beheerder van deze accounts.
De Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de beveiliging, het gebruik en de inhoud van deze accounts.
De Opdrachtnemer kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die ontstaat door wijzigingen in systemen, updates van platforms of acties van derden binnen deze accounts.

Artikel 14 - Dataverlies en back-ups

Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het maken van back-ups van belangrijke gegevens en bestanden.
De Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor verlies van data, bestanden of informatie tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.
Indien bestanden of documenten via cloudopslag of online tools worden verwerkt, gelden de voorwaarden van de betreffende dienstverlener.

Artikel 15 - Digitale beveiliging

De Opdrachtnemer zal redelijke maatregelen nemen om vertrouwelijke gegevens en systemen te beschermen.
De Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het instellen van veilige wachtwoorden, toegangsbeheer en accountbeveiliging.
De Opdrachtnemer kan niet aansprakelijk worden gesteld voor beveiligingsincidenten veroorzaakt door onvoldoende beveiliging van systemen van de Opdrachtgever.

Artikel 16 - Resultaatsverplichting vs inspanningsverplichting

De Opdrachtnemer levert diensten op basis van een inspanningsverplichting en garandeert geen specifieke resultaten, omzetstijging of bedrijfsresultaten.
De Opdrachtnemer zal zich inspannen om werkzaamheden naar beste inzicht en vermogen uit te voeren, maar kan geen garantie geven op specifieke uitkomsten.

Artikel 17 - Tarieven, Betalingsverzuim, rente en incassokosten

Tarieven worden vooraf afgesproken incidentele uren, strippenkaart of een abonnement met een standaard overeengekomen aantal uren per maand (vanaf 2 uur per week). Abonnementen worden automatisch verlengd en hebben een opzegtermijn van 2 maanden.
Facturen dienen te worden betaald binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Indien Opdrachtgever niet binnen de gestelde termijn betaalt, is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim, zonder dat een nadere ingebrekestelling vereist is.
Vanaf het moment van verzuim is Opdrachtgever wettelijke rente verschuldigd over het openstaande bedrag conform de geldende wettelijke handelsrente.
Alle redelijke kosten die de Opdrachtnemer moet maken om betaling te verkrijgen, zowel gerechtelijk als buitengerechtelijk, komen voor rekening van Opdrachtgever.
De buitengerechtelijke incassokosten worden berekend conform de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) en bedragen minimaal €40.
Indien betaling uitblijft, heeft de Opdrachtnemer het recht om:
1. werkzaamheden tijdelijk op te schorten;
2. lopende opdrachten te pauzeren;
3. toekomstige werkzaamheden te weigeren totdat betaling heeft plaatsgevonden.
Eventuele bezwaren tegen een factuur dienen binnen 5 dagen na factuurdatum schriftelijk te worden gemeld. Het indienen van bezwaar schort de betalingsverplichting niet op.
Op 1 januari van het nieuwe jaar heeft de Opdrachtnemer het recht om de tarieven te wijzigen. De Opdrachtgever zal hierover tijdig geïnformeerd worden, uiterlijk op 15 november van het lopende jaar.

Artikel 18 - Annulering en opzegging

Abonnementen, met een vast aantal uren per maand, kunnen schriftelijk worden opgezegd door Opdrachtnemer en Opdrachtgever met een opzegtermijn van 2 maanden.
Voor eenmalige opdrachten geldt dat annulering binnen 48 uur voor aanvang in rekening kan worden gebracht.

Artikel 19 - Beëindiging en overdracht werkzaamheden

Bij beëindiging van de samenwerking zal de Opdrachtnemer lopende werkzaamheden afronden voor zover mogelijk binnen de afgesproken opzegtermijn.
Eventuele overdracht van werkzaamheden of bestanden kan in overleg plaatsvinden.
Tijd besteed aan overdracht of documentatie kan als werktijd worden gefactureerd.

Artikel 20 - Aansprakelijkheid

Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor indirecte schade zoals winst- of omzetverlies.
Eventuele aansprakelijkheid is beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende maand/opdracht.
Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor wettelijke verplichtingen zoals belastingaangiftes.
Opdrachtgever blijft altijd eindverantwoordelijk.

Artikel 21 - Eindverantwoordelijkheid

Opdrachtgever zorgt tijdig voor volledige en juiste informatie, documenten en toegang tot benodigde systemen.
Opdrachtnemer verricht werkzaamheden uitsluitend ter ondersteuning van de Opdrachtgever.
De eindverantwoordelijkheid voor alle bedrijfsvoering, beslissingen, administratie, communicatie en resultaten ligt te allen tijde bij de opdrachtgever.
Opdrachtnemer is niet verantwoordelijk voor de inhoud, juistheid of volledigheid van door Opdrachtgever aangeleverde gegevens.
Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het controleren van door Opdrachtnemer uitgevoerde werkzaamheden, documenten, correspondentie en administratieve handelingen.
Opdrachtnemer kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die ontstaat doordat Opdrachtgever adviezen, werkzaamheden of voorstellen van Opdrachtnemer opvolgt zonder eigen controle of beoordeling.

Artikel 22 - Controleplicht opdrachtgever

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het controleren en goedkeuren van werkzaamheden die door Opdrachtnemer zijn uitgevoerd.
Indien Opdrachtgever geen bezwaar maakt binnen een redelijke termijn na oplevering van werkzaamheden, worden deze geacht te zijn goedgekeurd.

Artikel 23 - Geheimhouding en gegevensbescherming

Beide partijen behandelen alle vertrouwelijke informatie strikt vertrouwelijk.
Opdrachtnemer verwerkt persoonsgegevens conform de AVG en gebruikt uitsluitend veilige systemen.
De Opdrachtgever is en blijft verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.
De Opdrachtnemer treedt uitsluitend op als verwerker en handelt uitsluitend volgens instructies van de opdrachtgever.
De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de rechtmatige grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 24 - Intellectueel eigendom

Door Opdrachtnemer gecreëerde documenten of content worden eigendom van Opdrachtgever na volledige betaling, tenzij anders afgesproken.
Door Opdrachtgever aangeleverde materialen blijven eigendom van Opdrachtgever.

Artikel 25 - Overmacht

Bij overmacht (bijv. ziekte, stroom- of internetstoringen) kan Opdrachtnemer werkzaamheden tijdelijk opschorten zonder schadeplichtigheid.

Artikel 26 - Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is het Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost; anders voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van Opdrachtnemer.